Tìm hiểu chung về hệ thống quản lý khách sạn

Một khách sạn muốn hoạt động tốt, đem lại hiệu suất cao thì cần phải được trang bị hệ thống quản lý khách sạn. Đây là một công cụ vô cùng hữu ích hỗ trợ chủ sở hữu và nhân viên thực hiện những nhiệm vụ liên quan. Tuy nhiên để có thể xây dựng được một hệ thống PMS đúng đắn, bạn cần nắm rõ những thông tin về phần mềm này. Tham khảo những chia sẻ trong bài viết sau đây của chúng tôi để biết thêm chi tiết bạn nhé!

Hệ thống quản lý khách sạn là gì?

Hệ thống quản lý khách sạn được gọi tắt là PMS (Property Management System). Đây là một giải pháp hoàn hảo để hỗ trợ cho những khách sạn, khu nghỉ dưỡng và các tài sản tương tự thực hiện những nhiệm vụ thường ngày. Phần mềm sẽ giúp bạn quản lý và quản trị tất cả mọi việc trong khách sạn. Từ đặt chỗ, xử lý thanh toán cho đến phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.

Hiện nay những khách sạn lớn và hiện đại đều sử dụng đến hệ thống quản lý này. Bởi khối lượng công việc cần được xử lý mỗi ngày vô cùng lớn, một đội ngũ nhân viên bình thường khó lòng có thể hoàn thành được. Phần mềm sẽ giúp việc quản lý khách sạn trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Nhân lực được dùng để vận hành khách sạn cũng được giảm thiểu tối đa. 

Tại sao mỗi khách sạn cần một hệ thống quản lý?

Hệ thống quản lý khách sạn ngày càng trở nên quan trọng, nhất là trong thời buổi công nghệ hiện đại phát triển vượt bậc như hiện nay. Nguồn đặt phòng thường sẽ đến từ rất nhiều kênh khác nhau, giá cần phải được điều chỉnh thông minh sao cho phù hợp với mục đích quản lý doanh thu. Bên cạnh đó, quy trình hoạt động từ tiếp nhận ý kiến khách hàng, cung cấp dịch vụ,… cho đến thanh toán, trả phòng cần phải diễn ra một cách đồng bộ. 

Điều này giúp cho khách sạn tiết kiệm được kha khá chi phí lại tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách ghé thăm. Phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp bạn nhanh chóng ứng phó với những thách thức này. Một hệ thống hoàn hảo giúp nhân viên loại bỏ được những thủ tục giấy tờ không cần thiết để có thời gian làm những nhiệm vụ khác. Công cụ cũng giúp giảm thiểu trống phòng hay đặt phòng chồng chéo. Vì thế mỗi khách sạn nên trang bị một hệ thống quản lý chất lượng. 

Các tính năng quan trọng của hệ thống quản lý khách sạn

Có rất nhiều đơn vị cung cấp hệ thống quản lý nhưng điều quan trọng là công cụ cần phải sở hữu những tính năng cơ bản. Sau đây là các tính năng quan trọng mà một hệ thống quản lý khách sạn cần sở hữu: 

Đặt phòng

Tính năng đầu tiên và cũng là tính năng quan trọng nhất mà bất cứ một hệ thống quản lý khách sạn nào cũng phải có là đặt phòng khách sạn. Một hệ thống hoàn hảo sẽ cho phép nhân viên dễ dàng thực hiện những nghiệp vụ đặt phòng cơ bản. Có thể kể đến như: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,…

Dữ liệu khách hàng

Ngành công nghiệp khách sạn ngày nay phụ thuộc rất nhiều vào dữ liệu thông tin khách hàng. Vì thế điều cần thiết mà hệ thống cần có là chức năng quản lý dữ liệu khách hàng. Đặc biệt là lưu trữ các thói quen của khách như: khách hàng đã tới khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng những dịch vụ nào,… Điều này giúp khách sạn có cơ sở để tạo nên những chiến dịch quảng bá dịch vụ cũng như chương trình khuyến mãi. 

Tùy chọn thanh toán và hóa đơn

Một hệ thống quản lý tài sản cần phải cung cấp một loạt những tùy chọn thanh toán khác nhau. Bao gồm tùy chọn thanh toàn từ nhân viên lễ tân và khách hàng, xử lý thanh toán điện tử khi khách đặt phòng trực tuyến. Phần mềm cũng nhanh chóng gửi email xác nhận khi khách hàng đặt phòng thành công. Đặc biệt công cụ cũng tạo hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng để người dùng có thể dễ dàng thanh toán. 

Báo cáo

Cuối cùng một tính năng vô cùng quan trọng mà bất cứ một hệ thống quản lý nào cũng cần sở hữu là chức năng báo cáo tự động. Cho phép phân viên của khách sạn nhanh chóng tạo lập những báo cáo thông qua dữ liệu mới nhất. Các báo cáo này có thể liên kết với hiệu suất khách sạn hay quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn. Thông qua tính năng này nhân viên sẽ không tốn quá nhiều thời gian để báo cáo cho cấp trên. Đồng thời nhanh chóng đưa ra được những báo cáo mang tính xác thực cao nhất. 

Lời kết

Hy vọng những thông tin về hệ thống quản lý khách sạn mà chúng tôi chia sẻ trên đây sẽ hữu ích cho bạn. Công cụ này sẽ giúp ích rất nhiều cho chủ sở hữu cũng như các nhân viên trong việc quản lý khách sạn. Nếu bạn muốn có một phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn online mang lại hiệu quả cao thì hãy tham khảo Bizkasa.com. Đây là phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn SIÊU ĐƠN GIẢN, SIÊU CHUYÊN NGHIỆP. Bizkasa.com sẽ giúp bạn nắm rõ tình hình kinh doanh để đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn.