Khi việc kinh doanh ngày càng phát triển thì việc sử dụng một phần mềm quản lý phòng khách sạn là vô cùng cần thiết. Bởi vì công cụ này sẽ giúp hệ thống quản lý và nhân viên kiểm soát tốt khách hàng và những việc cần làm. Cùng tìm hiểu về những tính năng ưu việt của phần mềm quản lý phòng khách sạn trong bài viết sau. 

Phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn là gì?

Đây là phần mềm hỗ trợ việc quản lý đặt phòng khách sạn diễn ra chính xác và nhanh chóng nhất. Khi sử dụng phần mềm này người dùng sẽ tiết kiệm được thời gian chết trong các khâu xử lý quy trình nghiệp vụ. Một phần mềm quản lý phòng khách sạn sẽ hỗ trợ được các nhà quản lý khách sạn từ nhỏ đến lớn giải quyết tố các khó khăn trong suốt quá trình đặt phòng. 

Khi sử dụng phần mềm quản lý phòng mọi bộ phận sẽ phối hợp với nhau một cách ăn ý để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Vì vậy bất kỳ một khách sạn nào cũng cần sử dụng phần mềm quản lý phòng để nâng cao chất lượng kinh doanh và lợi nhuận cho mình. 

Lưu ý khi chọn phần mềm quản lý phòng khách sạn

Một đơn vị khi sử dụng phần mềm quản lý phòng khách sạn sẽ là một bước ngoặt lớn trong hoạt động kinh doanh. Do đó bạn cần xem xét kỹ các yếu tố để sở hữu một phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp như sau:

• Bạn nên lựa chọn phần mềm có những tính năng phù hợp với quy mô của từng khách sạn.

• Hãy lựa chọn phần mềm có quy trình sử dụng dễ dàng.  

• Chọn phần mềm tương thích với thiết bị di động để bất cứ ở đây vẫn có thể theo dõi được việc quản lý phòng. 

• Sử dụng phần mềm của các đơn vị uy tín để sử dụng với hiệu quả tốt nhất và tiết kiệm chi phí. 

Tính năng ưu việt của phần mềm quản lý phòng khách sạn

Hiện nay những khách sạn kinh doanh từ nhỏ đến lớn đều cần dùng phần mềm quản lý phòng. Khi sử dụng phần mềm này bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí cùng với những tính năng ưu việt như sau: 

Đối với nhà quản lý

Phần mềm quản lý phòng khách sạn hỗ trợ tối đa cho các nhà quản lý để việc kiểm soát trở nên dễ dàng hơn. Công cụ này không chỉ hỗ trợ các tính năng đơn giản mà còn mang tới cho nhà quản lý rất nhiều lợi ích. Cụ thể như sau: 

• Giúp quản lý khách hàng: Trên phần mềm sẽ lưu các thông tin số điện thoại, lịch sử thanh toán, địa chỉ.. Những thông tin này sẽ giúp việc chăm sóc khách hàng, marketing và tri ân hiệu quả hơn. 

• Kiểm soát giá: Giá phòng sẽ được phần mềm tình  toán ở các khung giờ khác nhau. Quản lý có thể thay đổi và cập nhật cho từng khung giờ, từng loại phòng cụ thể. 

Đối với bộ phận lễ tân

Bộ phận lễ tân sẽ được hỗ trợ từ phần mềm quản lý phòng cụ thể như sau: 

• Kiểm tra lượng khách đặt phòng: Nhân viên lễ tân có thể kiểm tra tình trạng đặt phòng, khách đang thuê phòng, khách sắp thuê và trả phòng. Những thông tin sẽ được hiển thị toàn bộ trên hệ thống theo màu sắc sẽ thay đổi theo tình trạng mới. 

• Kiểm soát sơ đồ phòng: Đây là tính năng cho phép nhập và theo dõi thông tin phòng trong sơ đồ. Trạng thái sử dụng sẽ thay đổi theo màu sắc ở các ô tương ứng như: phòng kín, phòng trống, phòng đã check in…

• Check - in: Lễ tân sẽ dùng phần mềm quản lý phòng check in cho khách bằng cách nhập thông tin vào hệ thống. Sau đó phần mềm sẽ tính toán được tiền phòng dự kiến. 

• Check - out: Lễ tân sẽ kiểm soát được lượng khách hàng đã trả phòng để dọn dẹp và sắp xếp hợp lý. Lễ tân có thể in sẵn hóa đơn cho khách từ phần mềm quản lý. 

Đối với bộ phận buồng phòng

Bộ phận buồng phòng cũng là những người được hỗ trợ trực tiếp từ phần mềm quản lý. Từ đó giúp nhân viên bộ phận này hoàn thành tốt công việc một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Cụ thể như sau: 

• Hỗ trợ quản lý công việc dọn phòng: Nhân viên bộ phận này sẽ không cần đi kiểm tra từng phòng. Chỉ cần theo dõi trên phần mềm và tiến hành công việc phù hợp với từng trạng thái phòng. 

• Kiểm soát, theo dõi sơ đồ phòng để sắp xếp và dọn phòng một cách hợp lý. Trên bảng theo dõi sẽ hiển thị đầy đủ màu sắc từng tình trạng phòng cụ thể cho nhân viên kiểm soát dễ dàng hơn. 

• Theo dõi, kiểm tra trạng thái phòng và chuyển trạng thái phòng tự động. 

• Tiến hành nhập thông tin khi hoàn thành công việc để quản lý sắp xếp mà không cần báo cáo trực tiếp. 

Lời kết

Qua bài viết trên chúng tôi đã giới thiệu những tính năng ưu việt của phần mềm quản lý phòng khách sạn. Đây là một công cụ cần thiết  giúp tất cả hệ thống nhân viên trong một khách sạn kiểm soát trạng thái phòng tốt hơn. Đặc biệt khi sử dụng phần mềm này sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí, thời gian và công sức của nhân viên. Nếu bạn đang có nhu cầu sở hữu một phần mềm quản lý phòng khách sạn hiệu quả thì hãy tham khảo website Bizkasa.com.