Hiện nay có rất nhiều người chủ khách sạn sử dụng những phần mềm quản lý miễn phí để giảm thiểu thu chi. Nhưng trước khi muốn sử dụng phần mềm khách sạn miễn phí bạn hãy tìm hiểu tính năng và ưu điểm của công cụ này. Để có thể lựa chọn một phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu và quy mô của mình. 

Có một số quan điểm rằng một phần mềm khách sạn miễn phí không đầy đủ tính năng. Vậy một phần mềm khách sạn miễn phí có những tính năng nào? Bạn có thể tham khảo qua đoạn nội dung dưới đây: 

Tính năng quản lý kho

Một phần mềm khách sạn miễn phí không chỉ kiểm soát và quản lý tình hình thu chi mà còn hỗ trợ các kho như: số lượng chăn, ga, khăn, gối đệm, dụng cụ, đồ dùng. Khi bạn sử dụng phần mềm này bạn sẽ dễ dàng theo dõi tất cả tài nguyên của khách sạn mình một cách dễ dàng. 

Quản lý nhân viên và khách hàng

Một phần mềm khách sạn sẽ giúp bạn quản lý thông tin của khách hàng đặt phòng, tình trạng check in, check out, dọn phòng, trả phòng. Đồng thời bạn sẽ quản lý được nhân viên của mình trong khách sạn để cân nhắc số lượng đã phù hợp hay chưa. Bộ phận nào còn thiếu, bộ phận nào cần cắt giảm. 

Có thể kết nối với thiết bị điện tử thông minh

Nếu bạn không có mặt ở khách sạn trong các trường hợp như đi công tác thì làm sao có thể xử lý tình huống một cách nhanh nhất. Đây là lý do phần mềm khách sạn có thể kết nối với thiết bị điện tử thông minh là điều hoàn toàn cần thiết. Bạn chỉ cần dùng điện thoại, máy tính có kết nối internet là có thể theo dõi và kiểm soát hoạt động của khách sạn. Đây chính là một trong những tính năng nổi bật của phần mềm này đối với người dùng. Vì vậy trước khi cài đặt sử dụng phần mềm nào bạn hãy trải nghiệm thử để biết có phù hợp với nhu cầu của khách sạn mình hay không. 

Ưu điểm nổi bật của phần mềm khách sạn miễn phí 

Hiện nay có rất nhiều chủ khách sạn sử dụng một phần mềm miễn phí bởi công cụ này có rất nhiều ưu điểm nổi bật như sau: 

Quản lý phòng

Khi sử dụng phần mềm khách sạn sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý tình trạng đặt phòng của khách hàng trên mạng. Bạn có thể theo dõi hoạt động của phòng cũng như giá cả và số lượng. Những phòng cần dọn dẹp, tình trạng check in, check out, trả phòng.. Ưu điểm này không chỉ giúp quản lý kiểm soát được tình hình khách sạn mà còn giúp cho bộ phận lễ tân và phòng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Từ đó sẽ tăng được chất lượng phục vụ khách hàng. 

Kiểm soát giao ca

Nếu không sử dụng phần mềm quản lý thì làm cách nào để nắm bắt được hết số ca trực của mỗi nhân viên. Thời gian làm việc cụ thể của từng nhân viên như thế nào? Những công việc này sẽ có phần mềm hỗ trợ bạn bằng tính năng kiểm soát ca trực và giao ca. Khi đó bạn sẽ theo dõi được thời gian và công việc của từng nhân viên để nâng cao hiệu quả phục vụ khách hàng. 

Quản lý thu chi

Sẽ rất khó khăn nếu bạn quản lý tình hình thu chi bằng phương pháp thủ công. Vì vậy để dễ dàng hơn thì bạn cần phải sử dụng phần mềm quản lý khách sạn. Phần mềm này sẽ giúp bạn kiểm soát tình hình thu chi. Qua đó để biết xem khách sạn có đang hoạt động tốt hay không? Sau đó vạch ra những chiến lược kinh doanh phù hợp nhất trong thời gian sắp tới. 

Bạn sẽ không phải đau đầu khi ngồi tính toán bằng cách truyền thống tình hình thu chi của khách sạn. Chỉ cần dùng một phần mềm quản lý tất cả chỉ cần một số thao tác chuột bạn sẽ thu được kết quả cần tìm. Đây chính là công cụ cần thiết không thể thiếu cho mỗi người chủ để quản lý tốt hơn cho khách sạn của mình. 

Thiết lập báo cáo đa dạng

Báo cáo cuối ngày, cuối tháng, cuối kỳ là không thể thiếu đối với mỗi khách sạn. Bởi vì dựa vào báo cáo đó bạn sẽ đánh giá tình hình kinh doanh của khách sạn. Trong báo cáo sẽ thể hiện tình trạng kinh doanh có tốt hay không. Qua đó bạn sẽ có kế hoạch cho việc kinh doanh hoặc nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như cơ sở vật chất. Nếu trong báo cáo thể hiện tình hình kinh doanh không tốt, doanh thu lợi nhuận giảm sút thì bạn cần tìm hiểu nguyên nhân. Sau đó bạn sẽ tìm ra cách giải quyết khắc phục và không để vấn đề đó tiếp tục xảy ra. 

Lời kết

Những tính năng và ưu điểm của một phần mềm khách sạn miễn phí đã được chúng tôi chia sẻ trong nội dung bài viết trên. Hy vọng qua đây có thể giúp bạn tham khảo, xem xét có nên sử dụng công cụ miễn phí cho khách sạn của mình hay không? Tuy nhiên một khách sạn sẽ cần rất nhiều tính năng, dịch vụ hơn nữa nên một phần mềm miễn phí chưa hẳn đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu của một khách sạn lớn. Vì vậy bạn hãy tham khảo https://bizkasa.com/. Đây là phần mềm có thể hỗ trợ đầy đủ điều kiện của một khách sạn có quy mô mà giá thành rất hợp lý.