Cách tránh trùng đặt phòng nhà nghỉ khi nhận khách qua Zalo và điện thoại
Dùng thử Bizkasa 7 ngày
Thiết lập quy trình giữ phòng, xác nhận đặt phòng và xử lý đổi giờ để tránh nhận trùng phòng qua Zalo, điện thoại và tại quầy.
Một khách đặt qua Zalo, một khách gọi điện và cả hai đều được hẹn phòng đôi lúc 20h. Lỗi thường xảy ra khi hai nhân viên cùng thấy phòng trống rồi xác nhận trước khi ghi lịch. Cách xử lý là dùng một lịch phòng chung, ghi giữ chỗ ngay khi tiếp nhận và kiểm tra lại lịch trước khi gửi xác nhận.
Phân biệt hỏi phòng, giữ phòng và xác nhận
| Tình trạng | Lễ tân làm gì |
|---|---|
| Khách hỏi giá hoặc giờ trống | Báo lựa chọn đang có tại thời điểm kiểm tra. |
| Khách yêu cầu giữ phòng | Ghi phòng hoặc loại phòng, khoảng giờ ở và hạn giữ vào lịch chung. |
| Đã xác nhận | Kiểm tra lại lịch, chốt giá và giờ với khách, cập nhật trạng thái ngay trong ca. |
| Đổi giờ hoặc đổi loại phòng | Kiểm tra khung mới trước khi xác nhận. Cập nhật vào lượt hiện có để tránh giữ hai chỗ. |
| Hết hạn giữ | Kiểm tra thỏa thuận và tình trạng liên hệ trước khi giải phóng chỗ. |
Nếu cơ sở nhận đặt theo loại phòng rồi mới xếp số phòng, hãy trừ chỗ theo loại ngay khi giữ. Ví dụ có ba phòng đôi bán được và hai lượt giữ còn hiệu lực trong cùng khung giờ, lễ tân chỉ còn một chỗ để nhận. Phòng đang bảo trì hoặc chưa kịp dọn cũng cần được loại khỏi số phòng có thể giao trong khung đó.
Quy trình xác nhận một lượt đặt
- Hỏi đủ khoảng lưu trú. Lấy giờ đến và giờ trả dự kiến. Với khách qua đêm, ghi rõ cả ngày đến lẫn ngày trả.
- Kiểm tra lịch chung. Xem khách đang ở, đặt trước, thời gian dọn và phòng khóa bán. Kiểm tra cả lượt theo giờ sát thời điểm khách mới đến.
- Ghi giữ chỗ trước khi nhắn khách. Nếu nhiều người cùng trực và file không ngăn cập nhật đồng thời, giao một người chốt từng lượt trong khung cao điểm.
- Gửi xác nhận để hai bên cùng đối chiếu. Ghi ngày giờ, loại phòng, giá đã báo và hạn giữ nếu có.
- Đưa lượt cần theo dõi vào bàn giao ca. Ưu tiên khách đến muộn, khách xin gia hạn và các lượt sắp hết hạn giữ.
Mẫu tin nhắn xác nhận
Nhà nghỉ xác nhận giữ 1 phòng đôi cho anh/chị, nhận phòng từ 20h ngày 14/11 và trả trước 11h ngày 15/11. Giá đã báo là 350.000 đồng. Nếu dự kiến đến sau 21h, anh/chị nhắn lại để lễ tân kiểm tra và xác nhận thời gian giữ phòng.
Nếu phát hiện đã nhận hai khách cho một phòng
Kiểm tra lại hai xác nhận và số phòng có thể giao, rồi phân công một người liên hệ khách. Nếu có phòng tương đương, báo rõ giờ giao phòng và mức giá đã thống nhất. Nếu phải đổi hạng hoặc đổi giờ, xin khách đồng ý trước khi cập nhật. Ghi lại nguyên nhân sau khi xử lý để ca sau biết lỗi đến từ khâu nhận đặt, đổi giờ hay bàn giao.
Khi đánh giá Bizkasa cho quầy lễ tân, hãy dùng đúng tình huống hay gặp: một người nhận khách tại quầy trong lúc người khác đang trao đổi qua Zalo. Kiểm tra cách cả hai người nhìn thấy lượt giữ phòng và cách ca sau theo dõi các thay đổi.
