Mẫu bảng quản lý phòng nhà nghỉ bằng Excel và cách dùng mỗi ca
Dùng thử Bizkasa 7 ngày
Dùng mẫu Excel quản lý phòng nhà nghỉ để theo dõi giờ đến, giờ trả và phòng đã giữ. Có bảng mẫu, cách lọc và quy tắc tránh nhận trùng phòng.
Khách gọi hỏi phòng đôi tối nay. Phòng 203 đang trống, nhưng lễ tân ca sáng đã hẹn giữ phòng từ 19h. Nếu bảng chỉ có cột “Trống” và “Có khách”, ca chiều rất dễ nhận thêm một lượt đặt. Một mẫu Excel quản lý phòng nhà nghỉ nên trả lời được cả hai câu hỏi: phòng đang thế nào và phòng có rảnh trong khoảng giờ khách muốn ở hay không?
Mẫu Excel gồm hai sheet
Sheet Danh mục phòng ghi một dòng cho mỗi phòng. Giữ mã phòng nhất quán giữa các ca, kể cả khi đổi tên loại phòng hoặc sửa giá.
| Mã phòng | Loại phòng | Tình trạng vệ sinh | Ghi chú vận hành |
|---|---|---|---|
| 201 | Đơn | Sạch | Có thể giao ngay nếu lịch trống |
| 202 | Đôi | Đang dọn | Kiểm tra lại lúc 17h |
| 203 | Đôi | Sạch | Kiểm tra lịch trước khi nhận khách |
| 204 | Đơn | Sạch | Khóa bán đến khi sửa xong điều hòa |
Sheet Lịch phòng ghi một dòng cho mỗi lượt ở hoặc giữ phòng. Khi sao chép sang Excel, nhập giờ đến và giờ trả dưới dạng ngày giờ đầy đủ để lọc được những lượt qua đêm.
| Mã lượt | Phòng | Giờ đến | Giờ trả dự kiến | Trạng thái | Hạn giữ | Người cập nhật |
|---|---|---|---|---|---|---|
| L001 | 203 | 14/11/2026 19:00 | 15/11/2026 11:00 | Đã xác nhận | Ca sáng | |
| L002 | 202 | 14/11/2026 20:30 | 14/11/2026 22:30 | Chờ xác nhận | 14/11/2026 18:30 | Ca chiều |
| L003 | 201 | 14/11/2026 15:00 | 14/11/2026 17:00 | Đang ở | Ca chiều |
Tạo danh sách chọn cho trạng thái như Chờ xác nhận, Đã xác nhận, Đang ở, Đã trả, Đã hủy và Hết hạn giữ. Đánh dấu riêng những lượt cần xử lý trong ca để lễ tân có thể lọc nhanh. Nếu cần lưu thông tin liên hệ, giới hạn quyền xem file theo người có nhiệm vụ.
Kiểm tra phòng có trống đúng khung giờ khách cần
Lọc theo mã phòng rồi xem các lượt đang ở, đã xác nhận và giữ chỗ còn hiệu lực. Hai lượt trùng thời gian nếu giờ đến mới sớm hơn giờ trả của lượt cũ và giờ trả mới muộn hơn giờ đến của lượt cũ. Sau đó cộng thời gian dọn phòng theo thực tế của cơ sở.
Ví dụ phòng 203 có khách đến lúc 19h và cần 30 phút để dọn. Lượt ở theo giờ trước đó nên kết thúc muộn nhất lúc 18h30. Nếu khách muốn ở đến 18h45, hãy kiểm tra phòng khác hoặc trao đổi lại giờ trả trước khi nhận.
Cập nhật bảng theo nhịp làm việc của lễ tân
- Đầu ca: lọc khách sắp đến, khách sắp trả và lượt giữ phòng sắp hết hạn.
- Khi nhận đặt phòng: ghi ngay lượt mới vào file dùng chung. Nếu khách đang cân nhắc, ghi thời điểm cần xác nhận lại.
- Khi khách gia hạn: kiểm tra lượt kế tiếp rồi mới đổi giờ trả.
- Khi khách rời đi: chuyển lượt sang Đã trả, cập nhật vệ sinh và chỉ giao phòng sau khi có xác nhận dọn xong.
Một file dùng chung có thể đủ khi ít người thao tác. Nếu lễ tân thường xuyên giữ phòng cùng lúc hoặc chủ cơ sở phải gọi từng ca để biết phòng nào còn bán được, hãy thử cùng một kịch bản trên phần mềm quản lý nhà nghỉ Bizkasa. Dùng các lượt ở theo giờ, qua đêm và gia hạn để đánh giá phần mềm có phù hợp với cách cơ sở vận hành.
